Как автоматизировать отчеты обучения сотрудников с помощью LMS

90% крупных компаний, 97% средних компаний и 84% малых компаний уже используют LMS в обучении и развитии сотрудников.

Но если подготовка отчета по обучению каждый раз начинается с выгрузки таблиц, сообщений руководителям и ручной проверки, кто прошел курс, а кто нет, значит возможности LMS используются не полностью.

Хороший LMS-дашборд собирает данные об обучении в одном месте и помогает быстро понять, что происходит с программами, сотрудниками и результатами. Вместо формулировки «обучение идет» HR получает конкретную картину: кто приступил к программе, кто закончил ее, где сотрудники останавливаются, как проходят тесты, у кого есть сертификат и какие подразделения требуют внимания.

Разберем, что должен показывать LMS-дашборд, как использовать эти данные для автоматизации регулярной отчетности и на какие возможности смотреть при выборе платформы.

Основные компоненты LMS-дашборда отчетов

Давайте рассмотрим основные отчеты и аналитические данные, которые предоставляют LMS, и обсудим их на конкретных примерах

1. Общая сводка результатов

Главная страница дашборда должна отвечать на вопросы, которые HR и L&D регулярно обсуждают с руководителями: сколько сотрудников обучается, заканчивают ли они программы, получают ли сертификаты и насколько активно пользуются платформой.

В Uteach на общей панели можно посмотреть количество учащихся и сертифицированных пользователей, среднее время обучения, результаты тестов, процент завершения курсов, новых пользователей, активных учащихся и пользователей мобильного приложения. 

Графики можно смотреть за выбранный период. Если компания обучает не только сотрудников, но также клиентов или партнеров, в дашборде можно отслеживать и данные по продажам обучающих продуктов.

Такая сводка полезна для быстрого контроля ситуации. Например, если в прошлом месяце активными были 800 сотрудников, а в этом только 430, можно сразу перейти к более детальной аналитике. То же самое касается показателя завершения тренинга. Общий показатель показывает, есть ли проблема, а следующий уровень аналитики помогает найти ее источник.

2. Фильтры и сегментация данных

Общие цифры редко дают достаточно информации для решения. Допустим, обязательный курс прошли 60% сотрудников. Сам по себе этот показатель мало что объясняет. После разбивки может оказаться, что отдел продаж завершил обучение на 95%, а операционный отдел только на 20%.

Поэтому одна из ключевых функций LMS-дашборда заключается в возможности быстро разбирать данные по нужным сегментам.

В Uteach данные можно фильтровать по периоду, группе, статусу пользователя, конкретному курсу или другому учебному материалу, наличию сертификата и результатам тестирования. 

Кроме стандартных фильтров, можно использовать собственные CRM-поля. Например, добавить должность, филиал или регион, а затем строить отчеты уже с учетом структуры компании.

На практике это позволяет за несколько действий получить очень конкретную выборку: например, найти сотрудников розничного направления, которые проходят курс по информационной безопасности, но еще не получили обязательный сертификат.

Именно глубина фильтрации определяет, насколько полезным будет дашборд в ежедневной работе.

3. Аналитика по отдельному курсу

Еще один важный вопрос для L&D: работают ли сами программы обучения.

Низкая завершаемость курса не всегда означает, что сотрудники просто не хотят учиться. Возможно, программа слишком длинная, один из модулей вызывает сложности, тест не соответствует материалу или формат курса неудобен для конкретной группы сотрудников.

В аналитике курса Uteach можно посмотреть общее количество записанных пользователей, средний процент прохождения, активность учащихся и процент тех, кто дошел до конца программы.

Предположим, первые два модуля проходят почти все сотрудники, а до четвертого доходит только половина. Это уже повод проверять конкретную часть курса, а не всю программу целиком.

Если одних цифр недостаточно, можно собрать обратную связь непосредственно внутри Uteach с помощью форм. 

Ответы сотрудников затем доступны в отчетах. Например, можно спросить, какой раздел оказался самым сложным, хватало ли времени на прохождение программы или что помешало закончить обучение.

В результате аналитика курса помогает не просто зафиксировать низкий результат, а найти место, где программа начинает терять учащихся.

Именно из-за аналитики курсов один из наших партнеров, компания Magnus HR, которая предлагает курсы для специалистов по управлению персоналом, перешла на платформу Uteach для проведения своих программ. 

«Благодаря подробной аналитике мы видим, как проходит обучение у каждого студента — на чём он задерживается и какого результата добивается. Это позволяет объективно оценивать эффективность курсов и постоянно улучшать сам процесс обучения. С Uteach наши курсы стали намного доступнее».

Ани Меружани 
основатель Magnus HR

4. Прогресс отдельного сотрудника

Групповые показатели удобны для отчетов, но иногда нужно разобраться с конкретным человеком.

В профиле сотрудника Uteach можно посмотреть, на какие программы он записан, когда получил доступ, какой процент каждого курса прошел, закончил ли программу и получил ли сертификат. Там же сохраняется информация о другом учебном контенте, к которому у пользователя есть доступ.

Отдельно доступны результаты тестирования: итоговый балл, правильные и неправильные ответы, статус попытки и время выполнения. Это позволяет различать две совершенно разные ситуации. 

В первой сотрудник еще не начал обучение. Во второй он прошел курс, но несколько раз не справился с итоговым тестом. Работать с этими случаями одинаково нет смысла.

Когда данные по сотруднику собраны в одном месте, HR не приходится искать информацию в нескольких отчетах.

На основе прогресса можно также настраивать уведомления. 

Например, сотрудник начал обязательную программу, но остановился на 30%. Вместо того чтобы HR вручную проверял его статус и писал письмо, система может отправить напоминание. В Uteach для таких коммуникаций доступны шаблоны email, текст которых можно настроить под конкретный сценарий.

“С Uteach время на адаптацию сотрудников сократилось примерно на 70%. Команда быстрее включается в работу, а менеджерам не нужно каждый раз объяснять всё с нуля”.

Артур Хачатрян

Управляющий продуктом MICE Desk

5. Сообщества и обратная связь

Не вся полезная информация об обучении выражается процентами.

Если сотрудники задают вопросы, обсуждают задания и делятся опытом применения материала, это тоже показатель вовлеченности. Поэтому в Uteach можно создавать сообщества, связанные с конкретными курсами или группами.

Администратор определяет, кто может вступить в сообщество и кто может создавать публикации. Можно создать отдельное пространство для программы, подразделения или конкретного потока обучения.

Для отчетности это скорее качественный показатель.

Кроме того, обсуждения остаются рядом с обучением. Не приходится собирать вопросы из отдельных Slack-каналов, чатов и переписок, чтобы понять, с какими темами у сотрудников возникают сложности.

6. Посещаемость онлайн-тренинги

С записанными курсами прогресс отслеживать относительно просто. С онлайн-тренингами ситуация сложнее, особенно если программа состоит из нескольких встреч.

Для HR важно видеть не только факт регистрации на программу, но и реальную посещаемость: кто был на занятиях, кто пропустил несколько встреч и у кого уже есть риск не выполнить требования программы.

В Uteach есть отдельный учет посещаемости. Администратор видит участников и запланированные занятия, отмеченное присутствие и общий показатель посещаемости.

Например, если обязательная программа включает семь встреч, можно быстро увидеть сотрудника, который присутствовал только на одной или двух. Нет необходимости сравнивать семь отдельных списков участников вручную.

Сотрудники, в свою очередь, видят свои запланированные занятия в календаре, поэтому расписание обучения также остается внутри одной системы.

Автоматизации, которые экономят время HR и L&D

Сам дашборд сокращает время на поиск данных. Следующий шаг заключается в том, чтобы убрать повторяющиеся действия вокруг этих данных.

• Быстрые запросы к данным через AI

По данным LinkedIn Workplace Learning Report 2025, 71% специалистов L&D уже изучают, тестируют или внедряют AI в свою работу.

Не каждый вопрос руководства стоит превращать в отдельный постоянный отчет. Иногда нужно быстро узнать, кто не закончил определенную программу, кто еще не получил сертификат или какие сотрудники были наиболее активны в этом месяце. В Uteach AI-ассистент может работать с данными платформы и отвечать на такие запросы без ручной настройки. 

Например: «Какие сотрудники записаны на курс, но еще не начали обучение?» или «Сделай сводку результатов тестирования для потока онбординга за второй квартал».

Таким образом, у вас есть собственный помощник, и вам совершенно не нужно ничего делать вручную. ИИ сам извлечёт данные и поможет вам их проанализировать.

• Автоматический отчет для руководителей

Если руководителям каждую неделю нужен статус обязательного обучения, не стоит каждый раз собирать отчет с нуля. В Uteach можно заранее определить нужную группу, курс и показатели, затем отфильтровать данные и и синхронизировать всё это с Google Таблицами. 

Для руководителей отдельных подразделений можно использовать роль Manager, при которой менеджер видит прогресс, тесты, сертификаты и посещаемость только своей группы. 

Если отчет должен приходить автоматически, сценарий можно продолжить через интеграцию. Например, Zapier получает данные или событие из Uteach, обновляет рабочий отчет в Google Sheets и запускает отправку сообщения ответственному руководителю. Uteach поддерживает Zapier, Make и другие интеграции, а также API для собственных сценариев.

• Напоминания сотрудникам, которые отстают от программы

Вместо общей рассылки всем участникам курса можно работать с конкретным статусом обучения. Например, сотрудник записан на программу, но не приступил к ней, или начал обучение и остановился. 

Автоматические письма можно настроить таким образом, чтобы система сама напоминала о незавершенном обучении. Это особенно удобно для обязательных программ, где ручная проверка десятков или сотен сотрудников быстро превращается в отдельную ежедневную задачу. 

Например, если сотрудник прошел только 30 % курса, он получит электронное письмо с текстом, который вы можете настроить. 

• Контроль сертификатов и повторной сертификации

Для compliance-программ важно отслеживать не только факт получения сертификата, но и срок его действия. В Uteach можно контролировать статус сертификации, срок действия и необходимость повторного прохождения программы. 

Когда сертификат истекает, сотрудника можно снова направить на обучение. Такой процесс особенно полезен для охраны труда, информационной безопасности, внутренних стандартов и других программ, которые нужно регулярно проходить заново. Вместо отдельной таблицы с датами HR работает с актуальными статусами внутри LMS.

• Уведомление руководителя о результате сотрудника

Не каждый результат обучения требует участия HR. Например, после прохождения обязательной сертификации руководителю достаточно получить подтверждение. Такой сценарий удобно строить через Uteach. 

Вы можете настроить рассылку таким образом, чтобы каждый раз, когда новый сотрудник проходит обучение, руководитель получал соответствующее уведомление по электронной почте.

A если нужен более специфический сценарий, его можно построить через API.

• Еженедельный список сотрудников, которым требуется внимание

Вместо полного отчета на несколько сотен строк можно работать только с исключениями. Например, раз в неделю формировать список сотрудников, которые не начали обязательный курс, сильно отстают от графика, не прошли тест или остались без сертификата. В Uteach необходимые группы можно получить через фильтры и CRM-поля, а дальше передать данные в Google Sheets через интеграцию. Такой отчет становится рабочим списком HR: в нем находятся только те сотрудники, по которым действительно нужно предпринять действие. Возможность фильтровать данные по собственным полям, и отправить всех необходимых писем каждый раз, когда возникает такая ситуация, позволяет сэкономить немало времени.

• Контроль результатов тестирования

Если курс прошли почти все сотрудники, это еще не означает, что материал усвоен. 

В Uteach можно отдельно анализировать результаты тестов, баллы, правильные и неправильные ответы, статус попытки и продолжительность прохождения. Например, сотрудники с результатом ниже установленного порога попадают в отдельную выборку, после чего им назначается дополнительный материал или повторная попытка. Если такой процесс нужно связать с внешней системой, данные можно передавать через Zapier или API.

Например, наш партнер Америабанк создал в Uteach систему оценки по должностям, чтобы оценивать кандидатов и проверять знания, необходимые для выполнения должностных обязанностей, и сделать ранее ручной процесс объективным.

Теперь:

• В 3 раза больше сотрудников проходят тестирование за меньшее время
• Единообразная оценка всех кандидатов
• Более уверенные решения о приеме на работу благодаря аналитике

“Uteach позволил нам сэкономить огромное количество времени на оценке кандидатов, стандартизировать процесс и принимать более взвешенные решения на основе данных тестирования”․

Руководитель L&D, Америабанк

Как выбрать LMS для автоматизации?

Выбирать LMS лучше не по принципу «у какой платформы больше функций», а по тому, насколько она закрывает ваши реальные процессы. 

1. Определите, для чего вам нужна LMS

Сначала сформулируйте основные сценарии использования.

Например, LMS может быть нужна для:

• онбординга новых сотрудников;
• обязательного обучения 
• сертификации и повторной аттестации;
• обучения партнеров или клиентов;.

Это важно, потому что требования к LMS будут разными.

Если главная задача состоит в онбординге, вам будут особенно важны автоматическое назначение программ, контроль прогресса, тесты и напоминания.

Если LMS нужна для обязательного обучения, на первый план выходят сертификаты, сроки их действия, повторная сертификация и отчетность по сотрудникам, которые еще не выполнили требования.

Если компания планирует обучать несколько подразделений или филиалов, становятся важны группы, роли, фильтры и возможность строить отчеты по структуре компании.

2. Опишите текущий процесс и найдите ручные операции

Следующий шаг — посмотреть, как обучение организовано сейчас.

Например:

• HR вручную добавляет новых сотрудников в программу.
• Раз в неделю проверяет, кто прошел курс.
• Отдельно ведет таблицу с сертификатами.
• Руководители пишут HR и просят прислать статус своей команды.
• Результаты тестирования выгружаются в Excel.

Именно эти процессы потом нужно проверять при выборе платформы.

3. Составьте список обязательных и желательных функций

После того как сценарии определены, можно составить требования к LMS.

Лучше разделить их на две группы.

Обязательные функции — без них платформа не сможет закрыть ваш основной процесс.

Например, если вы проводите обязательное обучение, сюда могут входить:

• автоматическое назначение курсов;
• тестирование;
• сертификаты;
• отслеживание срока действия сертификатов;
• группы сотрудников;
• аналитика;
• экспорт отчетов;
• уведомления.

Желательные функции.

Например:

• AI-ассистент;
• сообщества;
• мобильное приложение;
• расширенная кастомизация;
• дополнительные маркетинговые возможности.

Так проще сравнивать платформы и не выбирать LMS только потому, что у нее длиннее список функций.

4. Определите, какие данные и отчеты вам нужны

Отдельно стоит выписать, что именно вы хотите видеть после запуска LMS.

Например:

• кто еще не приступил к обучению;
• кто прошел только часть программы;
• кто не сдал тест;
• кто получил сертификат;
• у кого сертификат скоро закончится;
• какое подразделение отстает;
• какие курсы имеют низкий процент завершения;
• как проходит обучение конкретный сотрудник.

Если компания работает с несколькими подразделениями, регионами или должностями, заранее определите, по каким параметрам нужно будет фильтровать данные.

Это поможет понять, насколько глубокой должна быть аналитика и нужны ли собственные поля, CRM-атрибуты или отдельные группы.

5. Проверьте, с какими системами LMS должна работать

До выбора платформы стоит составить список сервисов, которые уже используются в компании.

Например:

• HRIS;
• CRM;
• Google Sheets;
• корпоративная почта;
• Slack или Microsoft Teams;.

Если готовой интеграции нет, важно наличие API.

6. Определите роли пользователей

Перед выбором платформы нужно понять, кто будет с ней работать.

Это могут быть:

• HR и L&D;
• руководители подразделений;
• менеджеры команд;
• тренеры;
• сотрудники;
• внешние партнеры.

Для каждой роли нужен разный уровень доступа.

Если роли не продумать заранее, после внедрения может оказаться, что HR снова становится посредником между LMS и руководителями.

7. Учтите масштаб и будущий рост

LMS стоит выбирать не только под текущий размер команды.

Если сегодня в системе будет 100 сотрудников, а через год 1000, лучше заранее проверить:

• как добавляются пользователи;
• можно ли работать с большими группами;
• как строится отчетность;
• есть ли ограничения на количество администраторов;
• можно ли подключать дополнительные подразделения;
• как меняется стоимость при росте числа пользователей.

То же касается международных команд.

Если компания планирует работать в нескольких странах, стоит заранее проверить поддержку языков интерфейса, автоматический перевод страниц и возможность редактировать переводы.

8. Сравните стоимость не только по цене лицензии

Цена LMS — это не только стоимость подписки.

Нужно учитывать:

• стоимость внедрения;
• настройку платформы;
• миграцию материалов;
• интеграции;
• обучение администраторов;
• техническую поддержку;
• стоимость при увеличении количества сотрудников.

Иногда более дешевая LMS оказывается дороже, если значительная часть процессов все равно остается ручной или требует дополнительных сервисов.

Поэтому полезнее сравнивать не только цену платформы, но и то, сколько ручной работы она позволит убрать.

9. Сформируйте короткий список платформ

После этого уже можно сравнивать конкретные LMS.

Обычно достаточно выбрать 3–5 вариантов, которые соответствуют основным требованиям.

Для каждой можно сделать простую таблицу:

• основные сценарии;
• обязательные функции;
• интеграции;
• аналитика;
• сертификаты;
• роли;
• мультиязычность;
• API;
• стоимость;
• поддержка.

Так сравнение становится намного объективнее.

10. Забронируйте демо и проверяйте свои сценарии

Демо имеет смысл только после того, как требования уже сформированы.

Не ограничивайтесь стандартной презентацией продукта.

Попросите показать именно ваши процессы.

Так вы проверяете не то, насколько красиво выглядит LMS, а насколько хорошо она закрывает реальные задачи компании.

11. Если возможно, проведите пилот

Перед полноценным внедрением полезно протестировать LMS на небольшой группе.

Например, выбрать один отдел или один onboarding-поток.

Во время пилота можно проверить:

• насколько удобно сотрудникам;
• как быстро администратор настраивает обучение;
• достаточно ли аналитики;
• работают ли уведомления;
• удобны ли отчеты;
• корректно ли работают интеграции.

После пилота становится гораздо проще понять, действительно ли LMS подходит компании или часть процессов все равно придется поддерживать вручную.

• Аналитика и фильтры

LMS должна показывать не только общий процент завершения программ. Нужна возможность перейти от общей цифры к конкретной группе или сотруднику. Проверьте, можно ли фильтровать данные по курсу, подразделению, периоду, прогрессу, результатам тестов и сертификатам. Еще лучше, если система поддерживает собственные поля. Например, в Uteach через CRM можно добавить должность, филиал или другой параметр компании, а затем использовать его в отчетности. Это позволяет строить аналитику по вашей структуре бизнеса, а не подстраивать процессы под стандары.

• Экспорт отчетов

Даже если большая часть аналитики ведется внутри LMS, данные периодически нужно передавать руководству, аудиторам или аналитикам. Поэтому проверьте, можно ли экспортировать отфильтрованные данные, а не только скачать общую базу пользователей. Uteach позволяет выгружать отчеты и использовать данные в Excel, CSV и Google Sheets.

• Интеграции с внешними сервисами

LMS редко работает отдельно от остальных систем компании. Данные обучения могут потребоваться в Google Sheets, CRM, HR-системе, корпоративном мессенджере или другом инструменте. Поэтому при выборе платформы стоит смотреть не только на список готовых интеграций, но и на то, какие процессы через них можно построить. 

Uteach интегрируется с инструментами автоматизации, такими как Zapier, Make и n8n. Мы также поддерживаем интеграцию с HRM. 

• Ключ API

API особенно важен для бизнеса, который планирует связать LMS с внутренними системами. Если готового коннектора нет, API позволяет получать данные из LMS и передавать их в другой сервис по собственному сценарию. В Uteach API доступен вместе с готовыми интеграциями. 

• Отслеживание сертификатов

Если компания проводит обязательное обучение, сертификат должен быть не просто PDF-файлом после курса. LMS должна помогать отслеживать, кому он выдан, действует ли он сейчас и когда потребуется повторная сертификация. В Uteach можно автоматически выдавать сертификаты после выполнения условий программы и повторно сертифицировать сотрудников после окончания срока действия. 

• Роли и доступ руководителей

Если руководитель каждого подразделения постоянно просит HR прислать ему отчет по команде, часть ручной работы все равно остается. Поэтому полезно проверить, позволяет ли LMS дать менеджеру ограниченный доступ только к своей группе. В Uteach менеджер может видеть сотрудников назначенных ему групп, их прогресс, тесты, посещаемость и сертификаты, применять фильтры и экспортировать данные, но при этом не получает доступ к другим группам или глобальным настройкам.

• Мультиязычность

Для международной компании важно учитывать и язык административной панели, и язык самой обучающей среды. В Uteach можно менять язык дашборда и интерфейса сайта. Для мультиязычных сайтов можно добавлять языковые версии страниц, при этом выбранные и стандартные страницы переводятся автоматически, после чего перевод можно проверить и отредактировать перед публикацией. Это особенно полезно, если одной LMS пользуются сотрудники из нескольких стран.

FAQ

Как часто нужно готовить отчеты по обучению сотрудников?

Единой периодичности для всех отчетов нет. Она зависит от того, кто использует данные и какое решение нужно принять. Руководителю команды имеет смысл смотреть прогресс сотрудников раз в неделю, особенно если обучение идет сейчас и есть дедлайны. HR и L&D обычно достаточно ежемесячной сводки по завершению программ, тестированию, сертификатам и активности. Топ-менеджменту чаще нужен квартальный отчет с общей динамикой и результатами обучения для бизнеса.

Практически периодичность можно выстроить так:

Главный принцип простой: регулярные отчеты нужны для анализа динамики, а ситуации, требующие действия, лучше обрабатывать сразу. 

Что лучше автоматизировать в первую очередь?

Начинать лучше с процессов, которые регулярно повторяются и не требуют сложного решения от человека. Например, еженедельная отправка отчета руководителям, напоминания о незавершенном обязательном обучении, контроль истечения сертификатов, обновление Google Sheets после завершения курса. Такие процессы проще стандартизировать. А вот решение о том, почему конкретная программа показывает низкие результаты и как ее менять, лучше оставить L&D-специалисту. Автоматизация должна убирать сбор и перенос данных, а не заменять профессиональную интерпретацию результатов.

Можно ли использовать AI для отчетности по обучению?

Да, но лучше использовать его для запросов и анализа, а не как замену LMS. Например, AI можно попросить найти сотрудников, которые еще не завершили определенный курс, показать наиболее активных учащихся или подготовить краткую сводку результатов тестирования. Именно такие сценарии предусмотрены в AI-ассистенте Uteach. При этом сами данные должны храниться и обновляться в LMS. AI удобен как быстрый интерфейс к ним, особенно для разовых вопросов.

Может ли ChatGPT самостоятельно отслеживать обучение сотрудников?

Не без доступа к данным. ChatGPT может анализировать выгрузку из LMS, сравнивать подразделения, находить сотрудников с низким прогрессом, готовить сводки и помогать строить отчеты. Но он не знает, что происходит внутри LMS, если данные не передаются ему через файл, таблицу, API или интеграцию. Поэтому ChatGPT стоит рассматривать как дополнительный аналитический инструмент, а LMS остается системой учета обучения.

Заключение

LMS-дашборд полезен не тогда, когда на нем много графиков, а когда HR может открыть его и сразу получить ответ на конкретный рабочий вопрос: кто отстает, где заканчивается срок сертификата, какое подразделение хуже проходит программу или какие сотрудники не справляются с тестированием.

Uteach объединяет общую аналитику, отчеты по курсам и отдельным сотрудникам, фильтрацию, сертификаты, тесты, посещаемость и экспорт данных. А с помощью Zapier, Make и API эти данные можно включить в более широкие процессы компании и убрать часть регулярной ручной работы.

Хотите посмотреть, как дашборд Uteach работает на практике? Забронируйте демо с командой Uteach и покажите свой текущий процесс отчетности. Так можно сразу проверить, какие его части получится перенести в LMS и автоматизировать.